Efektywna wideokonferencja

Wideokonferencja może być twoim sukcesem lub spektakularną porażką. Jeśli zauważasz, że coraz więcej połączonych z tobą osób ziewa, a na kolejne spotkanie raczej w ogóle się nie łączy, potrzebujesz naszych rad. Wideokonferencja, czyli spotkanie na odległość, może być bardzo efektywna, jednak musisz zadbać o kilka rzeczy, dzięki którym unikniesz prawdziwej katastrofy. Zapraszamy do lektury.

Wideokonferencja https://itencio.com/pl/rozwiazania-dla-sal-konferencyjnych.html to także spotkanie biznesowe. Niezależnie od tego, że jest ona prowadzona online, powinna być naprawdę rzetelnie przemyślana i poprowadzona. O czym nie możesz zapomnieć?

Czas

Aby wideokonferencja była traktowana poważnie, powinieneś zacząć punktualnie. Zbyt długie czekanie na spóźnionych może sprawić, że każda następna wideokonferencja będzie traktowana jako ta, na którą wolno się spóźniać. Pamiętaj także, by możliwie jak najdokładniej przestrzegać czasu, który wyznaczyłeś sobie na poszczególne jej części. Wszystko po to, by twoja wideokonferencja zakończyła się o czasie - to zostanie docenione.

Notatki

Powinno być jasne, kto będzie robił notatki z wideokonferencji. Skoro ty ją prowadzisz, z pewnością nie możesz jednocześnie notować. Dlatego przed jej rozpoczęciem wyznacz właściwą do tego osobę.

Początek jest ważny

Sprawdź listę obecności. Wideokonferencja to spotkanie, podczas którego mogą pojawić się osoby dotychczas się nieznające lub zupełnie nowe i/lub z zewnątrz. Przedstaw je i zachęć do przedstawienia się. Pamiętaj, że twój nastrój się udziela, więc staraj się być entuzjastyczny. Powiedz uczestnikom, czego dotyczy ta konkretna wideokonferencja i przedstaw agendę waszego spotkania. To okazja, by któryś z twoich rozmówców zgłosił ważki temat, którego tam zabrakło - dopisz go na sam koniec spotkania. Ważne jest także, byś powiedział, jakie obowiązują zasady podczas wideokonferencji.

Aktywizacja uczestników

Pamiętaj, że wideokonferencja to nie to samo, co przemowa. Zatem jeśli zauważasz, że twoi rozmówcy są milczący, staraj się wyrwać ich z tego stanu - chociażby prostym pytaniem, co o tym myślą. Pamiętaj, by stosunkowo często pytać innych o zdanie - tak to już bywa, że dla wielu pracowników wideokonferencja wydaje się być stworzona po to, by szef znów mógł się wygadać. Złam ten schemat i pokaż swoim pracownikom, że chcesz dialogu.

Hamowanie nadgorliwych

Ta wideokonferencja podlega twoim zasadom. Jeśli ktoś chce zająć jej zbyt dużą część lub po prostu postanawia wykorzystać ją w celu przedstawienia zgoła innego tematu, nie bój się korzystać z twojej mocy “uciszenia go”. Jeśli jednak będziesz wyciszał jakiegokolwiek uczestnika, pamiętaj, by wcześniej go o tym poinformować.

Przerwy

Nie każda wideokonferencja to 15 minut - niektóre potrafią trwać nawet całymi dniami. Pamiętaj, że w takich przypadkach twoi pracownicy/ rozmówcy potrzebują kilku przerw. Nie tylko po to, żeby coś zjeść - dlatego nie ograniczaj się do jednej dłuższej przerwy lunchowej. Każdy z nich potrzebuje ruchu i możliwości wyskoczenia do toalety czy nawet rozluźniającego papierosa. Umożliwiaj im to - twoja wideokonferencja powinna zawierać 5-10-minutowe przerwy co około godzinę.